Cos’è la PEC?

PEC è l’acronimo di Posta Elettronica Certificata: e’ un sistema di “trasporto” di documenti informatici che presenta delle forti similitudini con il servizio di posta elettronica “tradizionale”, cui però sono state aggiunte delle caratteristiche tali da fornire agli utenti la certezza, a valore legale, dell’invio e della consegna (o meno) dei messaggi e-mail al destinatario.

Il termine “certificata” si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati.
Allo stesso modo, il gestore del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.

I gestori certificano quindi con le proprie “ricevute”:

– che il messaggio è stato spedito
– che il messaggio è stato consegnato
– che il messaggio non è stato alterato

In ogni avviso inviato dai gestori e’ apposta anche una marca temporale che certifica data ed ora di ognuna delle operazioni descritte.
I gestori inviano ovviamente avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non ci siano mai dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio.
Se il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.
E’un sistema di posta elettronica cui viene riconosciuto valore legale dato che permette di attestare l’invio e la ricezione dei documenti informatici. Il gestore, infatti, fornisce al mittente una ricevuta di accettazione, che costituisce prova dell’avvenuta spedizione di un messaggio di posta elettronica certificata. Tale ricevuta dà al mittente prova che il suo messaggio di posta è effettivamente pervenuto all’indirizzo elettronico dichiarato dal destinatario e certifica il momento esatto della consegna. I gestori in Italia sono 23 e nella maggior parte dei casi garantiscono la gratuità della casella di posta per i richiedenti, grazie a convenzioni con gli ordini di appartenenza, almeno per il primo anno.
La pec assume valore legale al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno o di un fax. Consente di partecipare a gare pubbliche, a interrompere termini di prescrizione e a dare data certa ai documenti.

La firma digitale
La firma digitale equivale alla sottoscrizione autografa prevista per gli atti e i documenti cartacei. La procedura di validazione necessaria per la sua elaborazione ne garantisce la validità fino a querela di falso. A differenza della Pec, la firma digitale offre adeguate garanzie anche in relazione alla paternità di un documento informatico.

La firma elettronica “debole”
La firma elettronica non ha un valore probatorio forte: è riconosciuta dal nostro ordinamento come forma scritta ma è soggetta alla libera valutazione del giudice. Può essere realizzata con qualsiasi strumento (password, pin, digitalizzazione della firma autografa, tecniche biometriche ecc…), ma l’assenza di procedure di validazione non le conferisce le stesse garanzie della firma digitale.

Inserita nel decreto anti-crisi, la disciplina della pec ha subìto una serie di rinvii ed emendamenti per aggiustarne la portata che, di fatto, ne hanno rallentato la domanda da parte dei destinatari, indecisi sul da farsi. L’obbligo riguarda circa 2 milioni di professionisti, oltre alle società e alle pubbliche amministrazioni. Per tutti gli altri la pec, per ora, è facoltativa: dallo scorso mese può essere richiesta gratuitamente al sito dell’INPS e dell’ACI.

L’obbligo di dotarsi della pec scatta, invece, per le società di capitali, per le società di persone, per i professionisti iscritti in Albi o elenchi e per le pubbliche amministrazioni, ma sarà un debutto in tre tempi.
Per tutti i professionisti iscritti ad albi o elenchi l’obbligo scatta a partire dal 28 novembre. Entro quella data dovranno far pervenire anche al proprio Ordine di appartenenza il proprio indirizzo certificato.
Per le imprese di nuova costituzione, invece, l’obbligo scatta già all’atto di iscrizione alla Camera di Commercio, mentre per quelle già esistenti il termine ultimo è il 29 novembre 2011.
L’indirizzo pec dovrebbe costituire a breve l’unico mezzo di comunicazione con le pubbliche amministrazioni, compresi gli organi giudiziari ed il consiglio dell’Ordine di appartenenza.

I vantaggi e gli svantaggi della PEC
Nonostante i limiti operativi della pec, soprattutto in questa fase di start up, sono in molti a sperare che diventi presto uno strumento privilegiato di comunicazione, soprattutto tra gli avvocati. «È forse troppo presto per dire se prevarrà la PEC o se continueranno a dominare gli altri sistemi di trasmissione dei documenti informatici – spiega l’avvocato Massimo Travostino del foro di Torino, esperto di informatica giuridica – quel che è certo è che i documenti informatici e la trasmissione telematica degli stessi sono destinati a diventare di uso corrente da parte degli avvocati e questo inciderà sensibilmente sullo svolgimento dell’attività professionale».
Intanto, al Tribunale di Milano, già da alcuni mesi le comunicazioni ed i biglietti di cancelleria non vengono più inviati tramite ufficiale giudiziario, ma a mezzo pec. Un segnale che fa ben sperare, anche se non tutti i fori sono sulla stessa linea.
«Non credo che all’indomani della scadenza del prossimo 28 novembre saranno in molti ad utilizzare la pec – spiega l’avvocato Guido Scorza del foro di Roma ed esperto di diritto delle nuove tecnologie – mancano, infatti, concrete possibilità di utilizzo di tale strumento nell’esercizio della professione specie se, come sembra, la PEC non potrà essere utilizzata nell’ambito del processo civile telematico. Inoltre, il fatto che ciascuno potrà disporre di diversi indirizzi di posta elettronica certificata e che non è, allo stato, prevista un’anagrafe digitale degli indirizzi PEC induce a dubitare che attraverso la posta elettronica certificata potranno davvero mandarsi in pensione le raccomandate cartacee».
Inoltre, il successo della pec dipenderà in larga misura dal suo grado di diffusione. Per produrre a pieno gli effetti giuridici previsti dalla legge è necessario, infatti, che sia il mittente che il destinatario del messaggio siano dotati di una casella di pec. In caso contrario, il mittente potrà avere una prova legale dell’invio, ma non del ricevimento del messaggio.
A vantaggio della pec, invece, oltre alla sua gratuità, almeno per i professionisti, grazie a convenzioni con gli Ordini di appartenenza, anche la facilità di utilizzo, pari a quella di una normale casella mail.
«Qualsiasi tipo di dato in formato elettronico può essere trasmesso tramite pec – conclude l’avvocato Travostino – e poi consente di sostituire la raccomandata con ricevuta di ritorno, aggiungendo la certificazione del contenuto del messaggio trasmesso, cosa che nella raccomandata tradizionale non è possibile. E’ consigliabile, però, abbinare la PEC alla sottoscrizione con firma digitale dei documenti trasmessi in modo da avere una garanzia anche in ordine alla paternità della sottoscrizione.»
Tra i limiti della pec, anche quello di essere uno strumento di comunicazione limitato al territorio italiano.
«La pec rimane un’invenzione italiana – spiega l’ingegnere Massimo Penco – pertanto è valida solo entro i confini nazionali. Ma imprese e professionisti hanno bisogno di comunicare anche con il resto del mondo, credo pertanto che le tradizionali mail continueranno a restare la forma privilegiata di comunicazione anche tra professionisti. Sarebbe un po’ come chiedere a tutti di iniziare ad inviare raccomandate invece di posta ordinaria».